Attaché(e) d’administration et de gestion Service des instances et des conférences - Paris - l'Organisation Internationale de la Francophonie

Description de l'offre

APPEL A CANDIDATURES

L’Organisation internationale de la Francophonie regroupe 54 Etats et gouvernements membres, 7 associés et 27 observateurs répartis sur les cinq continents, rassemblés autour du partage d’une langue commune : le français. Consciente des liens que crée entre ses membres le partage de la langue française et de valeurs universelles, elle œuvre au service de la paix, de la coopération, de la solidarité et du développement durable.

Titre du poste : Attaché(e) d’administration et de gestion Service des instances et des conférences

Lieu d'affectation : Paris

Statut et grade : Emploi à recrutement international / Niveau P2, grade P2-1/P2-6

Durée de l'engagement : 3 ans renouvelables, assortie d’une période probatoire de 6 mois

Traitement annuel de base : Entre 36 894 euros et 42 429 euros, en fonction du profil

Ajustement annuel de poste : Entre 8 209 euros et 9 440 euros, en fonction du profil

Autres avantages :

En cas de recrutement en dehors du lieu d’affectation : prise en charge du transport A/R du lieu de recrutement au lieu d’affectation (+ indemnité de première installation) ;

Date limite d'envoi des candidatures : 14/03/2021

Numéro de l'appel à candidatures : AC/SRH, N° 08/2021 du 16 février 2021

FONCTIONS PRINCIPALES 

Sous l’autorité hiérarchique de la Conseillère stratégie et instances; le (la) titulaire du poste prendra en charge les missions suivantes :

Assurer la liaison entre la Conseillère stratégie et instances et les deux volets du service conférences et instances :

• gestion du secrétariat de la Conseillère stratégie et instances (agenda, rendez-vous, courriers/courriels, téléphone, déplacements, accueil des visiteurs, finances, archivage, etc…) et des services rattachés ;
• appui à la gestion des dossiers financiers ;
• centralisation des aspects administratifs de l’ensemble du service (organisation des missions…) ;
• tenue centralisée de l’agenda du service (congés, réunions et évènements) ;
• mise à jour du bilan des activités à chaque fin d’année ;
• assurer toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement du Service.

Pour le volet Conférences :

• suivi et co-gestion de la plateforme d’accréditation (état des dossiers d’inscriptions et de la fabrication des badges et sur-badges…) ;
• établissement et mise à jour des listes officielles ;
• suivi de l’accréditation, hébergement, transport, arrivées et départs des délégations ;
• co-gestion et suivi des stocks des drapeaux, des commandes de fournitures et du matériel du service ;
• appui à la préparation des dossiers et autres documents confiés dans le cadre de l’organisation des instances (CPF, CMF Sommets (fret, matériel de conférences, téléphones et parc automobile pour les agents de l’OIF, pavoisement et signalétique) ;
• gestion des réceptions, cocktail et déjeuners au siège (mise en concurrence des devis traiteurs, suivi et assistance).

Pour le volet Instances :

• préparation et organisation des réunions (convocations, mises à jour de listes, mise en place des salles, appui aux délégations…) ;
• préparation et mise en forme des documents de travail et des documents adoptés par les Instances (traitement et suivi des textes de référence) ;
• collecte et archivage des documents de travail et des informations relatives aux instances ;
• participation à la rédaction des rapports ou des relevés de décisions des réunions des instances ;
• suivi et co-gestion de la Plateforme de travail des instances.

CRITERES DE SELECTION

Le ou la candidat(e) au poste devra :

• être ressortissant(e) d’un pays membre de l’Organisation Internationale de la Francophonie ;
• être titulaire d’un diplôme universitaire de niveau master au minimum dans le domaine de la gestion ou de l’administration ou disposer d’une expérience professionnelle avérée dans ce domaine ;
• avoir une expérience professionnelle confirmée d’au moins 3 ans dans les domaines concernés obtenus au sein d’une organisation internationale ou intergouvernementale ;
• avoir une bonne maitrise des logiciels Word et Excel ;
• avoir d’excellentes aptitudes à la communication orale et écrite ;
• avoir une parfaite maîtrise du français tant à l’écrit qu’à l’oral. La connaissance d’une autre langue constitue un atout ;
• faire preuve de discrétion, et démontrer une aptitude pour le travail en équipe et les relations avec les partenaires extérieurs ;
• être en mesure de travailler avec efficacité dans l’urgence.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s par le comité consultatif de sélection seront contacté(e)s. Seules les candidatures enregistrées en ligne avec un Curriculum vitae et une lettre de motivation seront examinées.

L’Organisation internationale de la Francophonie est un environnement non-fumeur. Une attention particulière sera apportée aux candidatures féminines ainsi qu’aux candidatures émanant des ressortissants d’États et de gouvernements membres non représentés ou sous-représentés au sein de l’Organisation.

L’âge de départ à la retraite au sein de l’Organisation est fixé à 65 ans.

En raison du grand nombre de candidatures, aucune information ne sera donnée par téléphone. Tout dossier non reçu via la plateforme de recrutement en ligne ne sera pas recevable. 

L'Organisation internationale de la Francophonie ne demande pas de frais ni d’information relative aux comptes bancaires des candidats à aucun stade du processus de recrutement ni pour la participation à des conférences ou à des formations. Les appels à candidature pour un poste, un volontariat ou un stage sont exclusivement diffusés sur le site officiel francophonie.org, le portail jeunesse.francophonie.org et la plateforme de recrutement de l’OIF, puis relayés sur les réseaux sociaux. L’OIF n’octroie pas de bourses d’études. Toute offre accompagnée d’une demande de règlement est frauduleuse. »