Secrétaire de direction - Québec - l'Organisation Internationale de la Francophonie

Publiée le: 1/25/2023

Résumé de l'offre

  • Type de contrat:
    Personnel à recrutement local
  • Type d'offre:
  • Publiée le:
    1/25/2023

Description de l'offre

APPEL A CANDIDATURES

L’Organisation internationale de la Francophonie regroupe 54 Etats et gouvernements membres, 7 associés et 27 observateurs répartis sur les cinq continents, rassemblés autour du partage d’une langue commune : le français. Consciente des liens que crée entre ses membres le partage de la langue française et de valeurs universelles, elle œuvre au service de la paix, de la coopération, de la solidarité et du développement durable.

Titre du poste : Secrétaire de direction

Lieu actuel d'affectation : Québec

Statut et grade : Emploi à recrutement local / Niveau B4, grade à partir de B4-1

Durée de l'engagement : 3 ans renouvelables, assortie d’une période probatoire de 6 mois

Traitement annuel de base : A partir de 47 731 dollars canadiens, en fonction du profil

Ajustement annuel de poste : , en fonction du profil

Autres avantages :

Allocations et indemnités prévues par le Statut du personnel et participation au régime de prévoyance de l’Organisation.

Date limite d'envoi des candidatures : 15/02/2023

Numéro de l'appel à candidatures : AC/SRH, N° 06/2023 du 25 janvier 2023

 

FONCTIONS PRINCIPALES 

L’Organisation internationale de la Francophonie (OIF) recrute, pour l’Institut de la Francophonie pour le développement durable (IFDD), à Québec (Canada), un(e) Secrétaire de direction.

 

Sous l’autorité de la Directrice et du Coordinateur principal de l’Institut de la Francophonie pour le développement durable (IFDD), il/elle aura pour missions de :

 

  • Assurer le suivi des procédures et autres formalités pour les fonctionnaires internationaux, notamment en ce qui a trait aux politiques et lignes directrices administratives régissant l’accréditation des représentant(e)s étrangers(ères) au Canada (Bureau du Protocole / Affaires mondiales Canada) ;
  • Assurer le suivi des procédures auprès du Protocole du gouvernement du Québec, concernant également les prérogatives de courtoisie et privilèges qui sont accordés par le gouvernement du Québec aux organisations internationales accréditées auprès du Canada, ainsi qu’aux représentant(e)s en affectation ;
  • Assurer la gestion de l’agenda de la Directrice et du Coordinateur principal, des visiteurs, des réunions, des rencontres d’affaires,      etc…
  • Planifier, préparer, et participer à l’organisation des réunions de l’IFDD et rédiger les comptes rendus ;
  • Recevoir et filtrer les appels adressés à la Directrice de l’IFDD et au Coordinateur principal, prendre les messages et effectuer les     suivis nécessaires ;
  • Assurer la réception, le suivi et le classement du courrier et des documents ;
  • Préparer et veiller systématiquement à la qualité des notes, courriers, et dossiers transmis à la Directrice et au Coordinateur principal, ainsi que ceux préparés pour l’Administrateur et la Secrétaire générale, soit en réponse à des requêtes spécifiques, soit dans le cadre de missions conjointes ;
  • Participer à l’organisation des déplacements et des missions de la Directrice et du coordinateur principal et en assurer le suivi au retour       de leur mission ;
  • Assurer le respect des normes institutionnelles de présentation des courriers et de gestion des dossiers au sein de l’IFDD ;
  • Tenir et assurer le suivi de la correspondance officielle ;
  • Contribuer à la gestion et au suivi administratif des dossiers liés aux  ressources humaines de l’IFDD (absence, congés, maladie, nouvelle arrivée, stage, naissance, départs à la retraite, etc.) ;
  • Veiller au respect des règles de circulation interne des documents et de confidentialité des informations dans le traitement des dossiers de l’Institut ;
  • Evaluer les besoins, demander les devis et négocier avec les fournisseurs pour les achats de fournitures et de biens et services de l’Institut, dans le respect des procédures de l’OIF ;
  • Suivre et mettre à jour régulièrement l’inventaire des stocks de fournitures et d’équipement de l’Institut ;
  • Appuyer à la gestion de certains gros évènements (tels que les conférences des parties sur le climat, la biodiversité et la désertification ou la Journée de la Francophonie le 20 mars) ainsi que l’organisation du Conseil d’orientation de l’IFDD ;
  • Exécuter toutes autres tâches qui lui seront assignées.

 

CRITERES DE SELECTION

Le/La candidat(e) au poste devra :

 

  • Être ressortissant(e) d'un État membre de l'Organisation internationale de la Francophonie et détenir une autorisation de travail à plein temps sur le territoire canadien en cours de validité au moment de la candidature et tout au long du contrat ;
  • Être titulaire d’un diplôme d’études supérieures de niveau Bac+2 minimum dans le domaine de l’Assistanat ou du Secrétariat de       direction. A défaut, attester d’une expérience pertinente de 5 ans en tant que Secrétaire de direction ou Assistant(e) administratif(ve) ou en lien avec la nature du poste ;
  • Avoir une expérience d’au moins 3 ans dans le domaine de l’Assistanat ou du Secrétariat de direction, idéalement acquise au sein d’une organisation internationale ;
  • Avoir une parfaite maîtrise de la langue française (à l’écrit comme à l’oral), avec une bonne capacité de rédaction de notes, rapports et synthèses. La connaissance ou la maîtrise de la langue anglaise serait un atout
  • Avoir une bonne capacité d’analyse et de synthèse ;
  • Avoir le sens de l’organisation, de la communication et de l’écoute ;
  • Faire preuve de discrétion et avoir une aptitude manifeste pour le travail en équipe ;
  • Avoir la capacité à s’adapter rapidement aux situations nouvelles et aux interlocuteurs externes ;
  • Savoir planifier, organiser et travailler en respectant les règles et les délais requis ;
  • Savoir gérer plusieurs projets en même temps ;
  • Être en mesure de travailler avec efficacité dans l’urgence et dans un milieu interculturel ;
  • Faire preuve de réactivité et de confidentialité ;
  • Faire preuve de pragmatisme et d’un bon jugement. ;
  • Être minutieux et perfectionniste ;
  • Posséder d’excellentes aptitudes relationnelles Être disponible pour des déplacements ponctuels ;
  • Maîtriser parfaitement les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook). Etre initié(e) au fonctionnement d’un système de gestion et d’information intégré constitue un atout ;
  • Avoir une bonne connaissance des nouvelles technologies numériques et des médias sociaux ;
  • Avoir une bonne culture générale.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s par le comité consultatif de sélection seront contacté(e)s. Seules les candidatures enregistrées en ligne avec un Curriculum vitae et une lettre de motivation rédigés en français et faisant chacun 2 pages maximum seront examinées. L’absence de l’un des deux documents rend la candidature irrecevable.

L’Organisation internationale de la Francophonie est un environnement non-fumeur. Une attention particulière sera apportée aux candidatures féminines ainsi qu’aux candidatures émanant des ressortissants d’États et de gouvernements membres non représentés ou sous-représentés au sein de l’Organisation.

L’âge de départ à la retraite au sein de l’Organisation est fixé à 65 ans.

En raison du grand nombre de candidatures, aucune information ne sera donnée par téléphone. Tout dossier non reçu via la plateforme de recrutement en ligne ne sera pas recevable. 

L'Organisation internationale de la Francophonie ne demande pas de frais ni d’information relative aux comptes bancaires des candidats à aucun stade du processus de recrutement ni pour la participation à des conférences ou à des formations. Les appels à candidature pour un poste, un volontariat ou un stage sont exclusivement diffusés sur le site officiel francophonie.org, le portail jeunesse.francophonie.org et la plateforme de recrutement de l’OIF, puis relayés sur les réseaux sociaux. L’OIF n’octroie pas de bourses d’études. Toute offre accompagnée d’une demande de règlement est frauduleuse. »